프레젠테이션 준비를 위한 리허설은 3가지 단계로 나누어 볼 수 있습니다. 1단계 혼자서 소리 내어 읽기, 2단계 피드백 받기, 3단계 실제 훈련으로 진행됩니다.
1단계 : 혼자서 소리 내어 읽기
스크립트를 읽으면서 전체적인 맥락을 이해하기 위해서 노력해야 합니다. 첫 문장과 끝 문장을 기계적으로 암기합니다. 본론에 들어가면 전체적인 맥락 속에서 키워드가 빠지지 않도록 반복적으로 읽어서 전체 내용이 머릿속에서 잘 정리되도록 합니다.
내용이 많거나 구조가 복잡한 경우에는 프레젠테이션의 시작, 본론, 마무리 부분을 따로 연습하여 개별 부분에 대한 자신감이 생기면 전체 내용을 한 번에 연습합니다.
이 단계에서 중요한 것은 내용이 이해가 되지 않는 부분에 대해서 그 분야의 전문가에게 충분한 설명을 들어서 맥락을 이해하는 것입니다. 가장 조심해야 할 부분은 지나치게 세부적이고 기술적인 정보를 이해하려다가 전체적인 맥락을 놓치는 경우입니다.
시간을 대체적으로 맞출 수 있는지 스크립트의 분량을 점검합니다. 프레젠테이션의 실제 시간은 슬라이드의 숫자에 의해서 결정되는 것이 아니라 프레젠테의 입에서 나오는 말, 즉 스크립트의 양에 의해서 결정된다는 점을 명심해야 합니다.
[프레젠테이션의 시간관리]
- 시간은 지나친 것보다 약간 남는 것이 좋다
- 슬라이드의 양이 아니라 발표 스크립트의 양에 의해서 시간의 분량이 결정된다
- 시간은 실제 사용량의 90%를 넘지 않도록 해야한다. 과도한 프레젠테이션보다는 핵심이 분명한 프레젠테이션이 더 강한 인상과 여운을 남긴다. 시간에 쫓기는 발표는 발표자가 강조하고자 하는 내용을 충분하게 강조할 수 없다. 강조에는 침묵이 필요한데 시간에 쫓기는 사람은 침묵 기법을 사용할 수 없기 때문이다
2단계 : 피드백 받기
1. 피드백을 수행할 사람 찾기
주변에 피드백을 해줄 사람을 찾아야 합니다. 피드백을 해줄 수 있는 사람은 세 가지 조건을 갖추어야 합니다.
[고객을 이해한다]
고객 또는 평가위원을 이해하는 사람이 피드백을 해주어야 합니다. 일반적인 프레젠테이션에 대한 이해와 상식을 가지고, 제안 프레젠테이션을 다루는 것은 위험합니다. 특히 리더십이 자신이 보고를 받을 때의 태도와 관점으로 제안 프레젠테이션에 대한 피드백을 하는 것을 큰 오류를 범할 수 있습니다.
[솔루션을 이해한다]
솔루션이 중요한 것은 고객의 니즈와 적합성을 이해해야 하기 때문입니다. 고객을 잘 알고 있다고 하더라도 설루션에 대한 이해가 없으면 솔루션의 니즈에 대한 적합성을 따져서 전문적인 내용을 피드백해줄 수 있습니다.
[실제 발표 경험이 있다]
경험이 없는 사람들은 이상적인 상황만을 요구합니다. 그러나 이에 대한 대안을 제시하지 못하는 경우가 허다합니다.
2. 피드백을 어떻게 받을지 정하기
피드백을 받는 것은 중요하면서도 가장 주의해야 할 대목입니다. 왜냐하면 비전문가의 다양한 관점의 피드백은 프레젠터의 리허설에 대한 집중력을 떨어뜨릴 뿐만 아니라 그렇지 않아도 연습 시간이 부족한 발표자의 시간을 소비하게 하기 때문입니다.
비효과적인 피드백은 하지 않는 것이 오히려 효과적입니다.
효과적인 피드백이 되기 위해서는 피드백 제공자의 자기 역할의 이해가 매우 중요합니다. 특히, 피드백 제공자가 리더일수록 프로젝트의 규모가 크고 중요할수록 혼돈스러운 피드백은 효과적인 리허설을 막는 결정적인 이유가 됩니다.
3. 시각화 연습을 동시에 진행하기
이 단계에서는 제스처, 시각자료 등 시각화를 연습합니다. 시각자료는 발표자의 메시지를 효과적으로 지원, 강조하여야 하므로 이것이 의도대로 작동하는지를 검토하는 것이 필요합니다.
3단계 : 실제 훈련
- 동일한 물리적 환경 재현
- 청중은 평가자 역할에 충실
- 팀 프레젠테이션 훈련
- 위기상황에 대비
- 질의응답에 대비
1. 동일한 물리적 환경을 재현한다
실제장소에서 할 수 있으면 가장 이상적입니다. 하지만 대부분의 경우 그럴 수 없기 때문에 사내에서 가장 유사한 장소에서 유사한 세팅을 연출하여 진행해야 합니다. 컴퓨터, 빔 프로젝터, 포인터 등 모든 장비를 실제 환경에서 사용할 것들로 모두 준비해야 합니다.
이렇게 하는 이유는 실제 환경에서 있을 수 있는 불확실한 상황을 모두 미리 경험해 봄으로써 심리적, 실제적 대안을 갖고 당황하지 않기 위함입니다.
2. 청중은 평가자의 역할에 충실합니다.
가장 중요한 환경은 인전 환경입니다. 예상되는 평가 위원의 태도와 질문에 충실하게 평가자의 역할을 할 것을 요청해야 합니다.
3. 팀 프레젠테이션을 훈련합니다.
팀 프레젠테이션은 발표 자체를 분야별 전문가가 나누어하는 경우와 질의응답 시간에 해당 질문에 대해서 대답하는 것으로 나누어집니다. 어떤 상황이든 발표를 주도하는 주사업체의 발표자와 분야별 전문가들의 역할분담이 중요합니다.
4. 위기상황에 대비합니다.
위기 상황의 대부분은 적대적 질문을 어떻게 처리할 것인가에 대한 것으로 질문의 성격에 따라서 대응 방식이 달라져야 합니다.
5. 질의응답에 대비합니다.
질의응답 대비는 중요성은 아무리 강조해서 지나치지 않습니다.
- 예상 질문을 준비하라
- 적대적 질문에 대응할 전략을 미리 결정하라
- 응답에 필요한 슬라이드를 미리 준비하라
- 응답할 때 해당 슬라이드를 보여주는 훈련을 해라