리허설은 성공적인 발표를 위한 필수 요소입니다. 하지만 요령 없이 무턱대고 반복하는 것보다는 체계적으로 반복하면서 단점을 개선해나가는 연습을 해야 합니다.
실패하는 프레젠테이션의 악순환
실패하는 프레젠테이션에는 일정관리의 실패가 있습니다. 대체로 일정관리에 실패한 경우를 보면 다음과 같습니다.
일정 관리 실패는 이미 제안서 작성부터 시작되어 제안서를 제출할 때 즈음에는 며칠 밤을 꼬박 새운 후라 다음 주에 있을 발표를 준비할 여력이 없습니다. 어찌어찌 제안서를 제출하고 하루 이틀 휴식을 취하고 돌아오면 이미 발표자료를 만들기에도 물리적으로 시간이 부족한 경우가 대부분입니다.
그 결과, 발표 전날 새벽가지 자료 작성에 시간을 모두 쏟아붓고, 정작 그 내용을 숙지할 시간은 없게 됩니다. 내용을 숙지할 시간이 없을수록 모든 내용을 슬라이드에 표현해야 합니다. 내용이 많아질수록 발표자는 보고 읽을 수 있기 때문입니다. 슬라이드가 평가자를 위한 시각자료가 아니라 발표자 본인이 읽으면서 발표할 수 있도록 만드는 원고가 되어 버립니다.
결국 내용을 숙지하지 못한 발표자는 깨알 같은 글씨를 읽어 내려가며 지루한 프레젠테이션을 진행합니다. 대체로 기술적, 전문적인 내용일수록 이런 경향이 많아져서 경쟁자 역시 이런 식으로 최악의 프레젠테이션을 하고도 사업을 수주하는 경우가 많습니다.
놀라운 것은 많은 기술제안의 경우 이런 방법으로도 사업 수주에 성공한다는 것입니다. 왜냐하면 경쟁자도 비슷한 수준의 발표를 하고 있기 때문에 차별화되지 못한 프레젠테이션 속에서 엇비슷한 발표를 듣는 평가자들의 선택의 폭은 제한될 수밖에 없기 때문입니다. 이런 상황이 반복되다 보면 자신의 발표자료와 프레젠테이션에 대한 진지한 문제의식을 갖기 어렵게 됩니다.
이기는 제안은 위와는 반대로 일정관리가 제대로 되는 제안입니다. 그 핵심은 프레젠테이션 준비를 빨리 시작하는 것입니다. 빨리 시작하는 기준은 객관적인 숫자로 며칠 전에 준비하는 것이 아닙니다. 사업의 성격에 따라 다르겠지만 경쟁자보다 먼저 준비를 시작하는 것이 핵심입니다.
이기는 리허설의 원리 - 시간 확보
리허설에서 가장 중요한 것은 시간을 확보하는 일입니다. 리허설을 충분하게 못하는 이유는 대부분 시간이 부족하기 때문입니다. 리허설 시간을 확보하기 위해 아래 사항을 인지해야 합니다.
슬라이드 작성 시간제한하기
프레젠테이션에 자신이 없을수록 사람들은 슬라이드 작성에 의존합니다. 자신을 믿지 못하기 때문입니다. 하지만 슬라이드가 주인공이 아니라 발표자가 주인공이라는 점을 항상 명심해야 합니다. 완벽해야 할 것은 슬라이드가 아니라 발표입니다.
프레젠테이션의 설득력을 향상하기
프레젠테이션에서 가장 신경 써야 하는 부분은 발표자가 전달하는 메시지의 설득력입니다. 슬라이드는 메시지의 설득력을 높이는 보조수단에 불과합니다. 발표자의 설득력을 높이는 것으로는 슬라이드 이외에 여러 보조 도구들이 있습니다.
특히 가장 효과적인 도구는 발표자 자신이라는 점을 분명하게 이해해야 합니다. 제스처, 목소리 톤, 열정, 태도를 통해서 설득력을 높이는 것에 집중하여야 합니다.
고객의 반응과 소통에 초점 맞추기
프레젠테이션은 암기한 내용을 일방적으로 쏟아내는 시간이 아니라 청중과의 소통 과정입니다. 발표자의 의도대로 잘 설득되고 있는지 살펴보고, 확인하고, 이를 토대로 유연하게 진행합니다. 예를 들어 기술적 이슈가 중요할 것으로 예상하고 실제 평가단을 만났는데, 기술전문가가 갑자기 불참하였다면 고객에게 필요한 기술적 이슈를 질의응답 시간에 질문하도록 유도하고, 발표 시간에는 그 내용을 생략하거나 최소화하여야 합니다. 이렇게 커뮤니케이션 중심의 융통성 있는 발표를 하려면 원고식 스크립트가 아니라 키워드식 스크립트를 준비해야 합니다.
훈련과 반복이 성공을 만든다
1. 실적과 동일하게 훈련하기
실전처럼 해야 실력이 향상됩니다. 실제 장면과 동일한 수준의 긴장감을 경험하면 실제 장면에서도 긴장감에 익숙해져서 통제를 잘할 수 있고 위기상황에 대한 대처 방안을 미리 훈련할 수 있습니다.
그러므로 가능하다면 실제 공간이나 유사 공간에서 훈련하고 실제 기자재, 마이크 등을 활용해야 합니다. 실제 평가위원과 유사한 청중 앞에서 연습하는 것도 큰 도움이 됩니다.
2. 피드백받기
자신의 모습을 객관적으로 이해하는 것이 필요합니다. 무엇보다 자신의 모습, 목소리, 얼굴 표정은 자신의 예상과는 전혀 다르다는 것을 항상 인식해야 합니다. 가장 효과적인 자기 인식은 영상 촬영을 통해서 스스로 확인하는 것입니다.
자신의 장점을 정확히 인식하는 것도 중요합니다. 사람들에게 가장 흔한 함정 중 하나는 이런 훈련을 자신의 단점을 찾아내서 개선하는 과정으로 이해하는 것입니다. 하지만 실제 성과 대부분은 자신의 장점을 명확히 인식하고 이를 잘 발휘하는 것에서 나오는 점을 명심해야 합니다.